Chính sách Quản lý Xung đột Lợi ích

Mục đích

Chính sách này nhằm đảm bảo tính độc lập, khách quan, và liêm chính trong các hoạt động đánh giá ESG (Môi trường, Xã hội, Quản trị) của VietESG, thông qua việc xác định, ngăn ngừa, và quản lý các xung đột lợi ích tiềm năng hoặc thực tế. Tài liệu này giúp:

Bảo vệ tính minh bạch và uy tín của VietESG trong quá trình cung cấp dịch vụ đánh giá ESG, bao gồm cả đánh giá theo yêu cầu (solicited) và không theo yêu cầu (unsolicited).
Đảm bảo các quyết định đánh giá dựa trên dữ liệu công khai, khách quan, và không chịu ảnh hưởng từ lợi ích cá nhân, tổ chức, hoặc bên thứ ba.
Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 17021, GRI, và các yêu cầu của ESMA về quản trị xung đột lợi ích.

VietESG cam kết duy trì tinh thần hỗ trợ, không phán xét, và đồng hành cùng doanh nghiệp, đảm bảo các xếp hạng ESG phản ánh chính xác thực trạng triển khai ESG.

Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, chuyên gia phân tích, thành viên Ban Lãnh đạo (BLĐ), và các đối tác hợp tác với VietESG trong các hoạt động liên quan đến đánh giá ESG. Chính sách bao quát các xung đột lợi ích tiềm năng giữa:

Dịch vụ đánh giá ESG theo yêu cầu và không theo yêu cầu.
Hoạt động đánh giá ESG và các dịch vụ khác (nếu có, ví dụ: báo cáo nghiên cứu thị trường).
Lợi ích cá nhân/tổ chức của nhân viên, chuyên gia, hoặc đối tác với doanh nghiệp được đánh giá.

Xác định xung đột lợi ích

Xung đột lợi ích xảy ra khi lợi ích cá nhân, tài chính, hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến tính khách quan, trung lập của VietESG trong quá trình đánh giá ESG. Các tình huống tiềm năng bao gồm:

Liên quan tài chính:
- Nhân viên, chuyên gia phân tích, hoặc thành viên BLĐ sở hữu cổ phần, trái phiếu, hoặc có lợi ích tài chính trực tiếp/gián tiếp trong doanh nghiệp được đánh giá.
- VietESG nhận tài trợ, hợp đồng tư vấn, hoặc bất kỳ khoản thanh toán nào từ doanh nghiệp được đánh giá (ngoài dịch vụ solicited minh bạch).
Mối quan hệ cá nhân:
- Nhân viên hoặc chuyên gia có quan hệ gia đình, bạn bè thân thiết, hoặc mối quan hệ cá nhân với ban quản lý, cổ đông lớn của doanh nghiệp được đánh giá.
Xung đột giữa dịch vụ solicited và unsolicited:
- Doanh nghiệp yêu cầu đánh giá solicited có thể gây áp lực để ảnh hưởng đến kết quả đánh giá unsolicited của chính doanh nghiệp đó hoặc đối thủ cạnh tranh.
Lợi ích nghề nghiệp:
- Nhân viên hoặc chuyên gia nhận lời mời làm việc, tư vấn, hoặc lợi ích nghề nghiệp khác từ doanh nghiệp được đánh giá trong thời gian thực hiện đánh giá.

Biện pháp ngăn ngừa và quản lý xung đột lợi ích

1. Tuyên bố độc lập

Cam kết của nhân viên và chuyên gia:
- Tất cả nhân viên, chuyên gia phân tích, và thành viên BLĐ phải ký Tuyên bố Không Xung đột Lợi ích hàng năm, xác nhận không có lợi ích tài chính, cá nhân, hoặc nghề nghiệp với doanh nghiệp được đánh giá.
- Tuyên bố được lưu trữ và kiểm tra định kỳ bởi Ủy ban Giám sát của VietESG.
Công khai chính sách:
- Chính sách Quản lý Xung đột Lợi ích được công bố trên website VietESG (www.vietesg.org) tại mục “Quản trị”, đảm bảo các bên liên quan (doanh nghiệp, nhà đầu tư, công chúng) dễ dàng tiếp cận.

2. Phân tách trách nhiệm

Tách biệt đội ngũ solicited và unsolicited:
- Đội ngũ thực hiện đánh giá solicited và unsolicited được phân tách rõ ràng, với các chuyên gia không tham gia đồng thời vào cả hai loại đánh giá cho cùng một doanh nghiệp.
- Quy trình đánh giá unsolicited sử dụng dữ liệu công khai và không có bất kỳ tương tác nào với doanh nghiệp, theo Chính sách về Xếp hạng Không theo Yêu Cầu.
Phân quyền nội bộ:
- Các quyết định liên quan đến đánh giá ESG được phân quyền giữa đội ngũ phân tích, nhóm kiểm soát chất lượng, và BLĐ, đảm bảo không có cá nhân nào có toàn quyền kiểm soát kết quả.
- Ủy ban Giám sát giám sát độc lập các trường hợp nghi ngờ xung đột lợi ích.

3. Kiểm soát dữ liệu và quy trình

Dữ liệu công khai:
- Đánh giá ESG chỉ sử dụng dữ liệu từ các nguồn công khai (báo cáo bền vững, báo cáo thường niên, CDP, GRESB, tin tức uy tín), đảm bảo không phụ thuộc vào thông tin nội bộ từ doanh nghiệp.
- Quy trình thu thập dữ liệu được ghi chép minh bạch và kiểm tra chéo bởi nhóm kiểm soát chất lượng.
Công cụ GenAI:
- Sử dụng Generative AI (GenAI) với xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để quét dữ liệu công khai, giảm thiểu rủi ro thiên vị từ con người.
- Kết quả GenAI được kiểm chứng bởi chuyên gia ESG để đảm bảo tính chính xác.

4. Công khai và báo cáo xung đột lợi ích

Kênh báo cáo nội bộ:
- Nhân viên và chuyên gia được yêu cầu báo cáo bất kỳ xung đột lợi ích tiềm năng nào đến Ủy ban Giám sát qua email nội bộ hoặc kênh báo cáo ẩn danh trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi phát hiện.
Xử lý xung đột:
- Khi phát hiện xung đột lợi ích, Ủy ban Giám sát xem xét và đưa ra quyết định trong vòng 7 ngày làm việc. Các biện pháp xử lý bao gồm:
  - Loại bỏ nhân viên/chuyên gia khỏi dự án đánh giá liên quan.
  - Tạm dừng đánh giá cho đến khi xung đột được giải quyết.
  - Công khai xung đột (nếu phù hợp) trong báo cáo ESG hoặc trên website VietESG.
Công khai minh bạch:
- Mọi trường hợp xung đột lợi ích được giải quyết đều được ghi chú trong Báo cáo Phương pháp luận hoặc báo cáo ESG liên quan, đảm bảo các bên liên quan được thông tin.
- Nếu xung đột không thể giải quyết, VietESG sẽ từ chối thực hiện đánh giá để bảo vệ tính độc lập.

5. Đào tạo và giám sát

Đào tạo định kỳ:
- Tất cả nhân viên và chuyên gia tham gia đánh giá ESG được đào tạo hàng năm về nhận diện và quản lý xung đột lợi ích, dựa trên tiêu chuẩn ISO 17021 và GRI.
- Đào tạo bao gồm các tình huống thực tế (ví dụ: xử lý áp lực từ doanh nghiệp solicited, quản lý lợi ích tài chính cá nhân).
Giám sát liên tục:
- Ủy ban Giám sát thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên hàng quý các tuyên bố không xung đột lợi ích và quy trình đánh giá.
- BLĐ giám sát hiệu quả của chính sách này và báo cáo trong Báo cáo Quản trị hàng năm.

Quy trình xử lý khi phát hiện xung đột lợi ích

Báo cáo:
- Nhân viên/chuyên gia phát hiện xung đột lợi ích báo cáo ngay lập tức đến Ủy ban Giám sát qua kênh nội bộ.
- Các bên liên quan bên ngoài (doanh nghiệp, công chúng) có thể báo cáo qua email (contact@vietesg.org) hoặc biểu mẫu trên website.
Đánh giá:
- Ủy ban Giám sát điều tra trong vòng 7 ngày làm việc, thu thập bằng chứng và phỏng vấn các bên liên quan (nếu cần).
Quyết định:
- Ủy ban đưa ra biện pháp xử lý (loại bỏ nhân sự, tạm dừng đánh giá, công khai xung đột) và thông báo đến BLĐ.
- Kết quả xử lý được ghi chú trong báo cáo ESG hoặc mục “Quản trị” trên website.
Cập nhật:
- Nếu xung đột ảnh hưởng đến xếp hạng ESG, VietESG cập nhật báo cáo theo Quy trình Cập nhật Thông tin, công khai lý do và thời gian.

Cam kết của VietESG

VietESG cam kết:

Duy trì tính độc lập và liêm chính trong mọi hoạt động đánh giá ESG, không để lợi ích cá nhân hoặc tổ chức ảnh hưởng đến kết quả.
Minh bạch hóa mọi xung đột lợi ích tiềm năng hoặc thực tế, thông qua công khai và báo cáo.
Hỗ trợ doanh nghiệp và các bên liên quan thông qua quy trình quản lý xung đột lợi ích rõ ràng, với tinh thần đồng hành và xây dựng.

Định dạng và tần suất cập nhật

Định dạng:
- Tài liệu này được công bố dưới dạng PDF trên website VietESG (www.vietesg.org) tại mục “Quản trị”, có thể tích hợp vào FAQ (ví dụ: “VietESG quản lý xung đột lợi ích như thế nào?”).
- Tài liệu có sẵn bằng tiếng Việt và tiếng Anh, với định dạng HTML thân thiện, tuân thủ tiêu chuẩn tiếp cận (accessibility).
Tần suất cập nhật:
- Chính sách được xem xét và cập nhật hàng năm hoặc khi có thay đổi trong quy trình quản trị (ví dụ: thay đổi cơ cấu BLĐ, bổ sung dịch vụ mới).
- Mọi cập nhật được công khai trên website VietESG kèm ghi chú lý do và thời gian.

Kênh phản hồi

VietESG hoan nghênh phản hồi từ doanh nghiệp, nhà đầu tư, và công chúng về chính sách quản lý xung đột lợi ích qua email (contact@vietesg.org) hoặc biểu mẫu liên hệ trên website. Mọi phản hồi sẽ được xem xét trong vòng 7 ngày làm việc để cải tiến quy trình.

“VietESG đồng hành cùng doanh nghiệp, gieo hạt giống cho sự phát triển bền vững, hướng tới một tương lai thịnh vượng và trách nhiệm tại Việt Nam.”