Hướng dẫn Tương tác với Đối tượng Được Đánh giá của VietESG

Mục đích

Hướng dẫn này minh bạch hóa cách VietESG, với vai trò là tổ chức đánh giá và xếp hạng ESG (Môi trường, Xã hội, Quản trị), tương tác với các doanh nghiệp hoặc tổ chức trong các đánh giá theo yêu cầu (solicited ratings). Tài liệu nhằm:

• Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình tương tác, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 17021 và ISO 19011.
• Làm rõ các quy trình, tần suất, và phạm vi tương tác để xây dựng lòng tin với các bên liên quan.
• Hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ cách VietESG vận hành, đồng thời khuyến khích đối thoại để cải tiến báo cáo ESG.

Lưu ý: Đối với đánh giá không theo yêu cầu (unsolicited ratings), quy trình được mô tả chi tiết trong Chính sách về Xếp hạng Không theo Yêu cầu, công bố riêng trên website VietESG.

VietESG cam kết thực hiện các tương tác một cách khách quan, dựa trên bằng chứng (evidence-based), và mang tinh thần hỗ trợ, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả phát triển bền vững.

Quy trình và tần suất tương tác

1. Đánh giá theo yêu cầu (Solicited Ratings)

• Quy trình tương tác:
  • VietESG thực hiện các tương tác có kế hoạch với doanh nghiệp theo yêu cầu, bao gồm:
    • Khảo sát: Gửi bảng câu hỏi chuẩn hóa dựa trên tiêu chuẩn GRI, TCFD, SASB để thu thập thông tin bổ sung (ví dụ: dữ liệu phát thải, chính sách lao động).
    • Phỏng vấn: Tổ chức các cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến với đại diện doanh nghiệp (ví dụ: giám đốc bền vững, quản lý môi trường) để làm rõ thông tin.
    • Xác minh tài liệu nội bộ: Doanh nghiệp có thể cung cấp tài liệu nội bộ (ví dụ: báo cáo môi trường nội bộ, kế hoạch Net Zero) để VietESG xác minh, với điều kiện tài liệu này được xử lý theo chính sách bảo mật.
  • Mọi tương tác được ghi nhận trong nhật ký đánh giá nội bộ để đảm bảo minh bạch và truy xuất nguồn gốc.
• Tần suất:
  • Khảo sát/phỏng vấn được thực hiện một lần trong mỗi chu kỳ đánh giá (thường là hàng năm), hoặc theo thỏa thuận với doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp được thông báo trước về lịch trình và phạm vi tương tác, với thời gian phản hồi tối thiểu 14 ngày.
  • Sau khi hoàn thành báo cáo, doanh nghiệp được xem trước bản nháp để xác nhận tính chính xác của dữ liệu (trong vòng 7 ngày), trước khi công bố chính thức (nếu được phép).
• Mục tiêu: Tăng cường độ chính xác và toàn diện của đánh giá, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện báo cáo ESG.

2. Phản hồi sau công bố

• Quy trình:
  • Doanh nghiệp và công chúng có thể gửi phản hồi sau khi báo cáo được công bố qua email (contact@vietesg.com) hoặc biểu mẫu trên website VietESG.
  • VietESG xem xét phản hồi và trả lời trong vòng 7 ngày làm việc. Nếu phản hồi cung cấp bằng chứng mới (ví dụ: báo cáo phát thải cập nhật), VietESG có thể điều chỉnh báo cáo theo Quy trình Cập nhật Thông tin.
• Tần suất: Phản hồi được xử lý liên tục, với cập nhật báo cáo (nếu cần) được thực hiện trong vòng 30 ngày.
• Mục tiêu: Khuyến khích đối thoại, đảm bảo tính minh bạch, và hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến.

Vai trò của các cuộc đánh giá tại chỗ

• Chính sách: VietESG không thực hiện các cuộc đánh giá tại chỗ (site visits) như một phần của quy trình đánh giá tiêu chuẩn, do ưu tiên sử dụng dữ liệu công khai và thông tin được cung cấp chính thức để đảm bảo tính khách quan và nhất quán.
• Trường hợp ngoại lệ:
  • Trong các đánh giá theo yêu cầu, VietESG có thể thực hiện đánh giá tại chỗ nếu doanh nghiệp yêu cầu và có sự đồng thuận về phạm vi, mục tiêu, và bảo mật.
  • Các cuộc đánh giá tại chỗ, nếu diễn ra, được thực hiện bởi đội ngũ phân tích của VietESG, không ủy quyền cho đối tác thứ ba, để đảm bảo tính độc lập và kiểm soát chất lượng.
  • Mục đích: Xác minh các hoạt động ESG cụ thể (ví dụ: hệ thống xử lý nước thải, điều kiện lao động tại nhà máy) khi dữ liệu công khai hoặc cung cấp không đủ hoặc có tranh cãi.
• Quy trình thực hiện:
  • Lập kế hoạch đánh giá tại chỗ với sự đồng thuận của doanh nghiệp, bao gồm lịch trình, danh sách kiểm tra, và phạm vi.
  • Ghi nhận kết quả trong báo cáo nội bộ, với các phát hiện được sử dụng để điều chỉnh điểm số ESG (nếu cần).
  • Kết quả đánh giá tại chỗ được công khai trong báo cáo ESG (không tiết lộ thông tin bí mật), kèm ghi chú về phương pháp thực hiện, chỉ khi có sự đồng ý của doanh nghiệp.
• Tần suất: Đánh giá tại chỗ chỉ diễn ra theo yêu cầu và không vượt quá một lần mỗi chu kỳ đánh giá (thường là hàng năm).

Chính sách bảo mật và công khai thông tin

VietESG cam kết bảo vệ thông tin nhạy cảm thu thập trong quá trình tương tác với doanh nghiệp, đồng thời minh bạch hóa chính sách công khai thông tin theo loại hình đánh giá.

1. Chính sách bảo mật thông tin

• Phạm vi áp dụng:
  • Áp dụng cho mọi thông tin do doanh nghiệp cung cấp trong đánh giá theo yêu cầu (qua khảo sát, phỏng vấn, tài liệu nội bộ, hoặc đánh giá tại chỗ).
• Biện pháp bảo mật:
  • Thông tin được lưu trữ trong hệ thống mã hóa nội bộ của VietESG, chỉ đội ngũ phân tích được phân quyền mới có thể truy cập.
  • VietESG ký thỏa thuận bảo mật (NDA) với doanh nghiệp nếu cần, đảm bảo không tiết lộ thông tin nội bộ cho bên thứ ba.
  • Dữ liệu nhạy cảm (ví dụ: kế hoạch chiến lược, số liệu tài chính nội bộ) không được công khai trong báo cáo ESG, trừ khi có sự đồng ý của doanh nghiệp.
• Xử lý vi phạm:
  • Mọi vi phạm bảo mật sẽ được điều tra nội bộ trong vòng 7 ngày, với thông báo và biện pháp khắc phục (ví dụ: xóa dữ liệu bị rò rỉ, cập nhật hệ thống).
  • VietESG tuân thủ Luật An ninh mạng 2018 và các quy định bảo vệ dữ liệu của Việt Nam.

2. Chính sách công khai thông tin

• Đánh giá theo yêu cầu (Solicited Ratings):
  • VietESG cần xin phép doanh nghiệp trước khi công khai báo cáo hoặc bất kỳ thông tin nào từ quá trình đánh giá (bao gồm dữ liệu nội bộ, kết quả khảo sát/phỏng vấn, hoặc đánh giá tại chỗ).
  • Doanh nghiệp được xem trước bản nháp báo cáo trong vòng 7 ngày để xác nhận tính chính xác và đồng ý về nội dung công khai.
  • Nếu doanh nghiệp không đồng ý công khai, báo cáo sẽ chỉ được sử dụng nội bộ hoặc chia sẻ với các bên được ủy quyền theo thỏa thuận.
  • Trong trường hợp công khai, VietESG chỉ tiết lộ thông tin tổng hợp hoặc được doanh nghiệp cho phép, kèm ghi chú về nguồn (ví dụ: “Dựa trên tài liệu nội bộ được xác minh với sự đồng ý của doanh nghiệp”).
• Quy trình xin phép:
  • VietESG gửi yêu cầu công khai bằng văn bản (email hoặc thư chính thức) đến đại diện doanh nghiệp, nêu rõ nội dung dự kiến công bố.
  • Doanh nghiệp có 7 ngày để phản hồi, đồng ý, hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Nếu không phản hồi, VietESG coi như không được phép công khai.
  • Mọi thỏa thuận công khai được ghi nhận trong hợp đồng hoặc biên bản giữa VietESG và doanh nghiệp.
• Lưu ý: Chính sách công khai cho đánh giá không theo yêu cầu được mô tả trong Chính sách về Xếp hạng Không theo Yêu cầu, công bố riêng trên website VietESG.

Cam kết của VietESG

VietESG cam kết:

• Thực hiện tương tác minh bạch, khách quan, và dựa trên bằng chứng, tuân thủ ISO 17021 và ISO 19011.
• Tôn trọng quyền riêng tư và thông tin của doanh nghiệp, đảm bảo bảo mật và chỉ công khai theo chính sách đã nêu.
• Khuyến khích đối thoại để hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả ESG, với tinh thần đồng hành và xây dựng.

Định dạng và tần suất cập nhật

• Định dạng: Tài liệu này được công bố dưới dạng PDF trên website VietESG (www.vietesg.vn) hoặc tích hợp vào mục “Quy trình Đánh giá”, với bản tiếng Việt và tiếng Anh để đảm bảo khả năng tiếp cận cho nhà đầu tư quốc tế. Định dạng HTML thân thiện cũng được cung cấp, tuân thủ tiêu chuẩn tiếp cận (accessibility).
• Tần suất cập nhật: Hướng dẫn được cập nhật hàng năm hoặc khi có thay đổi lớn trong quy trình tương tác hoặc chính sách công khai (ví dụ: bổ sung quy định mới về bảo mật dữ liệu).

Kênh phản hồi

VietESG hoan nghênh phản hồi từ doanh nghiệp và công chúng về quy trình tương tác và chính sách công khai qua email (contact@vietesg.vn) hoặc biểu mẫu liên hệ trên website. Mọi phản hồi sẽ được xem xét trong vòng 7 ngày làm việc để cải tiến quy trình.

“VietESG đồng hành cùng doanh nghiệp, gieo hạt giống cho sự phát triển bền vững, hướng tới một tương lai thịnh vượng và trách nhiệm tại Việt Nam.”